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提案資料や打ち合わせ報告書、製品カタログなど、社内に蓄積するデータは日に日に増大します。こうしたデータやファイルは社内の大切な資産(アセット)ですが、現在どのように管理されていますか？情報漏洩対策のために社内サーバーに保存するようにしたものの、同じファイルが散在していたり、古いファイルと新しいファイルが混在していたり、更には使ってはいけない期限切れのファイルが混ざってしまっていたりなど、整理整頓に多くの課題があるのではないでしょうか。
いざ整理整頓を行うとなった際、人の力だけでは限界があります。例えば、「ファイル名が同じ場合は１つのみを残す」として整理することが出来ますが、本当に削除してよいファイルかどうかは内容を確認する必要があります。また、内容は同じでもファイル名の異なるファイルがあった場合はどのように整理すればよいでしょうか。１つずつファイルを開いて確認していくことは途方もない作業であり、現実的ではないでしょう。
今あるファイルを整理する際に、ソフトウェアを使用することで効率化を図ることができます。しかし、ソフトウェアを入れただけでは安心できません。せっかく整理したにもかかわらず、今まで通り自由にファイルを保存してしまうと、また整理をしなければなりません。大切なことは、ソフトウェアの導入だけではなく、そのソフトウェアを使った運用に決まりを設けることです。
このような課題を解決する1つの選択肢がデジタルアセットマネジメント(DAM)システムです。DAMにより、散在していたファイルは集約（一元化）され、その過程で重複ファイルの排除や、ファイルのバージョン管理、使用期限の順守が自動的に行われるようになります。また、「いつ？誰が？何を？どうした？」が常に記録されるため、万一の際のトレースも容易になります。ユーザーやグループに権限（ルール）を設定することで、無秩序な使用を防止することができます。
大切なファイル(アセット)を整理整頓しながら一元管理し、検索性、トレース性に優れた資産として管理していくことができます。
今回のWebinarではどのような運用ができるか、DAMのデモを交えてイメージを具体化しながら紹介いたします。
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